Risposta scritta all'nterrogazione n. 4-11212 del dep. Giorgio Zanin. Attivazione delle commissioni di sorveglianza sugli archivi. Situazione dell’Archivio notarile di Pordenone

Nell’atto ispettivo n. 4-11212, l’Onorevole interrogante, premesso che le commissioni di sorveglianza sugli archivi degli uffici periferici dello Stato svolgono un’attività specificamente rivolta agli archivi correnti e di deposito delle amministrazioni dello Stato, e che tali commissioni hanno il compito di vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito, segnala che l’archivio notarile di Pordenone versa da tempo in condizioni di elevata precarietà, che si è sostanzialmente aggravata a seguito del recente accorpamento del tribunale di Portogruaro (in provincia di Venezia) con quello di Pordenone (in regione Friuli Venezia Giulia), chiedendo se il Ministero sia in possesso di informazioni aggiornate sullo stato di attivazione delle commissioni di sorveglianza a livello nazionale e più nello specifico se una tale commissione risulti attiva a Pordenone. A tale riguardo si comunica quanto segue. Gli archivi notarili conservano gli atti, repertori e registri dei notai cessati per cento anni (art.3 L.629/1952); trascorso tale termine versano gli atti agli Archivi di Stato competenti per territorio. La Commissione di sorveglianza e scarto, istituita ai sensi dell'art.2 del DPR n. 37/2001 presso l’Archivio notarile di Pordenone, fino ad oggi non si è mai riunita. Agli atti dell'Archivio di Stato di Pordenone risultano le comunicazioni intercorse con l’Archivio notarile di Pordenone da oggi al 2008, riguardanti la nomina del rappresentante del Ministero (il Direttore pro tempore dell'Archivio di Stato) all'interno della Commissione. Nel luglio del 2008 l’Archivio di Stato di Pordenone inviava una nota all’Archivio Notarile Distrettuale di Pordenone, con la quale si portava a conoscenza che la Direzione Generale degli Archivi aveva deciso di condurre una ricognizione della situazione in cui versavano gli uffici centrali e periferici dell'Amministrazione statale. Si chiedeva pertanto di far pervenire all’Archivio di Stato notizie sullo stato delle commissioni di sorveglianza e di scarto, sulla presenza e utilizzazione di titolari, massimari di scarto e manuali di gestione, sull’attivazione del protocollo informatizzato e di procedure o procedimenti parzialmente o totalmente informatizzate, ed una stima, se nota, della documentazione cartacea o analogica da versare. Si chiedevano inoltre la copia ? in formato digitale ? del titolario e dei piani di conservazione di cui fossero in possesso. Infine, si invitava l’Archivio notarile a formulare le proposte di scarto secondo un modello allegato, allo scopo di consentire alla Direzione generale Archivi di autorizzare gli scarti con la ragionevole certezza di non avviare al macero documenti essenziali per documentare le funzioni svolte dell’ufficio. Le motivazioni di scarto avrebbero dovuto fare riferimento al piano di conservazione. In risposta a tale richiesta, l’Archivio notarile di Pordenone inviava una nota nel settembre 2008, con la quale comunicava di non prevedere, nel medio termine, l’effettuazione di versamenti all’Archivio di Stato, in quanto, essendo stato istituito relativamente di recente (nel 1969), ai sensi delle vigenti disposizioni (art. 3 L. 629/1952), non prevedeva di effettuare versamenti prima del 2069. Per quanto riguarda la Commissione di sorveglianza istituita presso l’Archivio notarile, ai sensi dell'art.3, comma 5 del DPR 37/2001, sarà cura del Ministero sollecitarne l’operatività, attraverso l’Archivio di Stato di Pordenone, competente per territorio, affinché il rappresentante del Ministero possa essere adeguatamente informato e suggerire gli opportuni interventi, anche con riferimento alla sede dell’Archivio. Per quanto riguarda infine le informazioni in merito all’attività delle Commissioni di sorveglianza a livello nazionale, si rinvia ai paragrafi relativi della relazione della Corte dei Conti ? Sezione centrale di controllo sulla gestione delle Amministrazioni dello Stato, “Gli archivi di deposito delle Amministrazioni statali e la spending review”, redatta con la collaborazione della Direzione generale Archivi del Ministero e presentata nell’Adunanza a collegi congiunti del 17 dicembre 2015, che sarà prossimamente pubblicata nel sito internet della Corte dei conti.